POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
(Manual Interno de Políticas y Procedimientos)
1. Identificación del Responsable del Tratamiento
Razón Social: OCHOA SERVICIOS DE LIMPIEZA S.A.S
NIT: 902043711-5
Domicilio Principal: Bogotá, Colombia
Correo Electrónico: ochoaserviciosdelimpieza@gmail.com
Teléfono de Contacto: +57 322 721 3767
2. Marco Normativo y Legal
El presente documento se estructura en estricto cumplimiento de lo dispuesto por el Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015. Su propósito es garantizar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido sobre ellas en bases de datos o archivos de OCHOA SERVICIOS DE LIMPIEZA S.A.S.
3. Ámbito de Aplicación
Esta política es aplicable a todas las bases de datos y archivos que contengan Datos Personales y que sean objeto de Tratamiento por parte de OCHOA SERVICIOS DE LIMPIEZA S.A.S, ya sea en calidad de Responsable o Encargado, abarcando información de clientes, prospectos, empleados, contratistas, proveedores y visitantes de nuestra página web.
4. Finalidades del Tratamiento de Datos
La recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de datos personales por parte de nuestra empresa se realizará para las siguientes finalidades específicas, según el tipo de titular:
4.1. Para Clientes y Prospectos:
- Proveer los servicios de limpieza corporativa, aseo, desinfección y cafetería solicitados.
- Realizar cotizaciones, facturación, cobro y gestión administrativa.
- Enviar comunicaciones comerciales, ofertas, novedades y encuestas de satisfacción para mejorar la calidad del servicio.
- Atender Peticiones, Quejas, Reclamos y Sugerencias (PQRS).
4.2. Para Empleados y Contratistas:
- Dar cumplimiento a las obligaciones derivadas del contrato laboral o de prestación de servicios.
- Administración de nómina, afiliaciones al Sistema General de Seguridad Social y reportes a entidades gubernamentales.
- Implementación y control del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST), incluyendo historial médico ocupacional y reportes de accidentes.
- Realizar procesos de selección, pruebas psicotécnicas, visitas domiciliarias y verificación de antecedentes.
4.3. Para Proveedores:
- Evaluación, selección y alta de proveedores en nuestro sistema contable.
- Gestión de pagos, facturación electrónica y cumplimiento de obligaciones tributarias.
5. Tratamiento de Datos Sensibles y de Menores de Edad
OCHOA SERVICIOS DE LIMPIEZA S.A.S es estrictamente cuidadosa con el tratamiento de datos sensibles (salud ocupacional, biometría, afiliaciones sindicales, etc.). Se informa a los titulares que no están obligados a otorgar la autorización para el tratamiento de datos sensibles, salvo que sea estrictamente necesario para el cumplimiento de obligaciones legales (como el SG-SST para empleados).
La empresa no realiza tratamiento de datos personales de niños, niñas o adolescentes, salvo aquellos datos estrictamente necesarios de los beneficiarios de nuestros empleados para temas de afiliación a seguridad social y cajas de compensación, priorizando siempre el interés superior del menor.
6. Videovigilancia
En caso de contar con circuitos cerrados de televisión (CCTV) en nuestras instalaciones, las imágenes y videos captados serán utilizados exclusivamente para fines de seguridad de los bienes, instalaciones y personas. Estos datos se conservarán por un tiempo máximo de treinta (30) días, salvo que sean requeridos por una autoridad competente.
7. Derechos de los Titulares (Habeas Data)
Conforme a la Ley 1581 de 2012, los titulares de la información tienen derecho a:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a OCHOA SERVICIOS DE LIMPIEZA S.A.S.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos.
- Ser informado sobre el uso que se le ha dado a sus datos personales.
- Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
- Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
- Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) por infracciones a lo dispuesto en la ley.
8. Área Responsable y Procedimiento para PQR's
El área designada por OCHOA SERVICIOS DE LIMPIEZA S.A.S para asumir la función de protección de datos y tramitar las solicitudes de los titulares es la Gerencia / Servicio al Cliente. Cualquier solicitud deberá enviarse al correo oficial: ochoaserviciosdelimpieza@gmail.com.
8.1. Procedimiento de Consultas:
Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal que repose en cualquier base de datos de la empresa. La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atenderla en ese término, se informará al interesado, expresando los motivos y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso superará los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
8.2. Procedimiento de Reclamos (Actualización, Corrección o Supresión):
El reclamo deberá formularse mediante solicitud dirigida al correo oficial, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas.
El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderlo en dicho término, se informará al interesado, indicando la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
9. Medidas de Seguridad de la Información
OCHOA SERVICIOS DE LIMPIEZA S.A.S ha adoptado las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. El acceso a las bases de datos está restringido al personal autorizado y comprometido con acuerdos de confidencialidad.
10. Vigencia de la Política y Bases de Datos
La presente Política de Tratamiento de Datos rige a partir de su publicación en el sitio web. Las bases de datos en las que se registrarán los datos personales tendrán una vigencia igual al tiempo en que se mantenga y utilice la información para las finalidades descritas, o el tiempo exigido por la normatividad contable, laboral y fiscal vigente en Colombia.